Mayo Clinic zieht 25k-User Epic Go-Live ab: 3 Fragen an die Beratungsfirma, die ihnen dabei geholfen hat

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Jessica Kim Cohen – Dienstag, 12.Juni 2018drucken / E-Mail

Im Mai 5, Mayo Clinic Hauptcampus in Rochester, Minn. laut HCI Group, dem Unternehmen für Gesundheits—IT-Beratung und Technologielösungen, das die Mayo Clinic beim Go-Live unterstützt hat, wurde eine der bisher größten Epic EHR-Implementierungen des Landes abgeschlossen.

„Ein typischer Go-Live liegt zwischen 500 und 4.500 Endbenutzern gleichzeitig, und eine große Implementierung würde 5.000 bis 10.000 Benutzer auf einmal bringen“, sagte Jason Huckabay, Executive Vice President of Operational Delivery bei der HCI Group, in einem Interview mit Becker’s Hospital Review. „Der Mayo Go-Live brachte 25.000 klinische Anwender gleichzeitig live.“

Um die Mayo Clinic zu unterstützen, half die HCI Group dem Gesundheitssystem bei der Planung des Go-Live-Prozesses und stellte dem Campus mehr als 1.400 Ressourcen sowie Schulungs-, Aktivierungs- und Command Center Service Desk-Support zur Verfügung. Die epische Implementierung ist Teil eines mehrjährigen Technologiemodernisierungsprojekts in der Mayo Clinic, das nach Schätzungen der Beamten insgesamt 1.5 Milliarden US-Dollar betragen wird.

Die Mayo Clinic hat auch die HCI Group für die Unterstützung der bevorstehenden Go-Lives an den Standorten des Gesundheitssystems in Arizona und Florida gewonnen, die für Herbst 2018 geplant sind.

Herr. Huckabay sprach mit Beckers Hospital Review, um zu besprechen, wie die HCI Group der Mayo Clinic bei der Planung der Implementierung geholfen hat und wie das Unternehmen den Erfolg nach einem Go-Live misst.

Anmerkung der Redaktion: Dieses Interview wurde aus Gründen der Länge und Klarheit bearbeitet.

Frage: Wie haben die Mayo Clinic und die HCI Group beschlossen, die Epic EHR in einem einzigen Go-Live und nicht in einem schrittweisen Rollout umzusetzen?

Jason Huckabay: Mayo hat die Entscheidung getroffen, in einer einzigen Implementierung selbst live zu gehen. Es wäre nahezu unmöglich, ein Stück des Rochester-Campus von den anderen zu trennen, da sie alle Hand in Hand arbeiten. Einen Teil der Gruppe ohne den Rest leben zu lassen, wäre mit Herausforderungen und Workflow-Problemen behaftet gewesen. Es war ein kalkuliertes Risiko, alle auf einmal anzusprechen, basierend auf den erfolgreichen ersten Wellen, die die Gebiete außerhalb von Rochester betrafen. Es half, diese mehreren kleineren Anstrengungen zu unternehmen und diese Lektionen anzuwenden, um sicherzustellen, dass sie einen letzten größeren Schub machen konnten.

Q: Einige Nachrichten konzentrierten sich auf Zeitarbeitskräfte, die das Mayo Clinic-Projekt verließen, unter Berufung auf schlecht verwaltete Aufgaben. Wie weist und verwaltet die HCI Group Auftragnehmer in verschiedenen Rollen im gesamten Gesundheitssystem?

JH: Wenn wir vor Ort sind, ist das erste, was wir tun, eine Bedarfsanalyse, und wir tun unser Bestes, um die Fähigkeiten unserer Support-Mitarbeiter mit denen der Menschen abzustimmen, die sie unterstützen werden. Während wir bestimmte Abteilungen auf ihre Fähigkeiten hin untersuchen, betrachten wir auch ihren klinischen Hintergrund und wie ihre Bereiche die Software verwenden. Einige Fähigkeiten sind universell und werden für mehrere Bereiche funktionieren. Daher finden Sie möglicherweise eine Krankenschwester aus einem Bereich, die Krankenschwestern aus einem anderen Bereich unterstützt, da ihre Verwendung des Systems ähnlich ist. All dies zu sagen HCI wiegt ihren Hintergrund und Know-how zusammen mit den Bedürfnissen des Kunden, wenn Personaleinsätze zu machen.

F: Welche Metriken verwenden Sie, um den Erfolg eines abgeschlossenen Go-Live zu bewerten?

JH: Die ultimative Metrik lautet: War der Kunde erfolgreich? Konnten sie das neue System nutzen, um sich um ihre Patienten zu kümmern? Die durchschlagende Antwort für das Mayo-Projekt lautet: ‚Ja! Wir haben andere Metriken, die wir intern betrachten, wie war jeder in der Lage, seine zugewiesenen Schichten abzuschließen, haben sie alle pünktlich angefangen, hat unser Transportplan die Anforderungen des Arbeitsplans erfüllt, wie viele ‚No Shows‘ hatten wir und wie viele Bank- oder Backup-Ressourcen wurden bereitgestellt, zusammen mit hatten wir genug Backup-Ressourcen für No Shows oder Stornierungen? Wenn wir uns unsere Daten ansehen, hat HCI eine gute Leistung erbracht und das HCI-Management- und Logistikteam hat sich schnell an Änderungen angepasst und konnte unseren Kunden qualitativ hochwertigen Support bieten.

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