Mayo Clinic lanza Epic de 25 mil usuarios: 3 preguntas con la firma de consultoría que los ayudó a hacerlo

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Jessica Kim Cohen – martes, 12 de junio de 2018impresión / Correo electrónico

El 5 de mayo, el campus principal de Mayo Clinic en Rochester, Minnesota., completó una de las implementaciones de EHR épicas más grandes del país hasta la fecha, según HCI Group, la firma de consultoría de TI de salud y soluciones tecnológicas que ayudó a Mayo Clinic en la puesta en marcha.

» Una puesta en marcha típica es de entre 500 y 4500 usuarios finales a la vez, y una gran implementación generaría entre 5000 y 10 000 usuarios a la vez», dijo Jason Huckabay, vicepresidente ejecutivo de entrega operativa de HCI Group, durante una entrevista con Becker’s Hospital Review. «El Mayo go-live trajo a 25,000 usuarios clínicos en vivo a la vez.»

Para apoyar a Mayo Clinic, HCI Group ayudó al sistema de salud a planificar el proceso de puesta en marcha y proporcionó al campus más de 1400 recursos, así como capacitación, activación y soporte de servicio técnico del centro de comando. La implementación de Epic es parte de un proyecto de modernización tecnológica de varios años en Mayo Clinic, que los funcionarios estiman que totalizará 1 1.5 mil millones.

Mayo Clinic también ha recurrido a HCI Group para apoyar las próximas vidas en los campus de Arizona y Florida del sistema de salud, que están programados para el otoño de 2018.

Sr. Huckabay habló con Becker’s Hospital Review para hablar sobre cómo HCI Group ayudó a Mayo Clinic a planificar la implementación y cómo la empresa mide el éxito después de una puesta en marcha.

Nota del editor: Esta entrevista ha sido editada para mayor longitud y claridad.

Pregunta: ¿Cómo Mayo Clinic y HCI Group decidieron implementar el Epic EHR en una sola puesta en marcha, en lugar de una implementación gradual?

Jason Huckabay: Mayo tomó la decisión de lanzarse en una sola implementación por su cuenta. Sería casi imposible separar cualquier parte del campus de Rochester de los demás, ya que todos trabajan mano a mano. Tener parte del grupo en vivo sin el resto habría estado plagado de desafíos y problemas de flujo de trabajo. Era un riesgo calculado traer a todos a la vez, basado en las primeras olas exitosas que trajeron las áreas fuera de Rochester. Ayudó a hacer esos múltiples esfuerzos más pequeños y aplicar esas lecciones para asegurarse de que pudieran hacer un impulso final más grande.

Q: Algunas noticias se han centrado en los empleados temporales que abandonan el proyecto de Mayo Clinic, citando asignaciones mal administradas. ¿Cómo asigna y administra HCI Group a los contratistas en diversas funciones en todo el sistema de salud?

JH: Cuando llegamos al sitio, lo primero que hacemos es una evaluación de necesidades, y hacemos todo lo posible para que las habilidades de nuestro personal de soporte coincidan con las de las personas a las que apoyarán. Si bien analizamos sus habilidades en departamentos específicos, también analizamos sus antecedentes clínicos y cómo utilizan el software sus áreas. Algunas habilidades son universales y funcionarán para múltiples áreas. Por lo tanto, es posible que encuentre una enfermera de un área que apoye a enfermeras de otra área porque su uso del sistema es similar. Todo esto para decir que HCI sopesa su experiencia y experiencia junto con las necesidades del cliente al hacer asignaciones de personal.

P: Al evaluar una puesta en marcha completa, ¿qué métricas utiliza para evaluar su éxito?

JH: La métrica definitiva es: ¿Tuvo éxito el cliente? ¿Pudieron usar el nuevo sistema para cuidar a sus pacientes? La respuesta contundente para el proyecto Mayo es: ‘¡Sí!»Tenemos otras métricas que analizamos internamente, como, por ejemplo, si todos pudieron completar sus turnos asignados, si todos comenzaron a tiempo, si nuestro programa de transporte cumplió con las demandas del programa de trabajo, cuántos ‘no se presentaron’ y cuántos recursos de banco o de respaldo se desplegaron, junto con si teníamos suficientes recursos de respaldo para cualquier no presentación o cancelación? Cuando miramos nuestros datos, HCI funcionó bien y el equipo de gestión y logística de HCI se adaptó rápidamente a los cambios y pudo proporcionar soporte de alta calidad a nuestro cliente.

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