La clinique Mayo lance une mise en service épique de 25k utilisateurs: 3 questions avec le cabinet de conseil qui les a aidés à le faire

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Jessica Kim Cohen – Mardi 12 juin 2018Print | Email

Le 5 mai, le campus principal de la clinique Mayo à Rochester, au Minnesota., a réalisé l’une des plus grandes implémentations de DSE épiques du pays à ce jour, selon HCI Group — la société de conseil en informatique et de solutions technologiques pour la santé qui a aidé Mayo Clinic dans la mise en service.

« Une mise en service typique se situe entre 500 et 4 500 utilisateurs finaux à la fois, et une mise en œuvre à grande échelle entraînerait 5 000 à 10 000 utilisateurs à la fois », a déclaré Jason Huckabay, vice-président exécutif de la livraison opérationnelle chez HCI Group, lors d’un entretien avec Becker’s Hospital Review.  » La mise en service de Mayo a permis à 25 000 utilisateurs cliniques de vivre en une seule fois. »

Pour soutenir la clinique Mayo, le groupe HCI a aidé le système de santé à planifier le processus de mise en service et a fourni au campus plus de 1 400 ressources, ainsi qu’un soutien au service desk du centre de formation, d’activation et de commandement. La mise en œuvre d’Epic fait partie d’un projet de modernisation de la technologie pluriannuel dans la clinique Mayo, dont les responsables estiment qu’il s’élèvera à 1,5 milliard de dollars.

La clinique Mayo a également fait appel à HCI Group pour soutenir les prochaines mises en service sur les campus de l’Arizona et de la Floride du système de santé, qui sont prévues pour l’automne 2018.

M. Huckabay s’est entretenu avec la revue de l’hôpital de Becker pour discuter de la façon dont le groupe HCI a aidé la Clinique Mayo à planifier la mise en œuvre et comment l’entreprise mesure le succès après la mise en service.

Note de la rédaction: Cette interview a été modifiée pour plus de longueur et de clarté.

Question: Comment la Clinique Mayo et le Groupe HCI ont-ils décidé de mettre en œuvre le DSE Epic en une seule mise en service, plutôt qu’un déploiement progressif?

Jason Huckabay: Mayo a pris la décision de mettre en ligne une seule implémentation par ses propres moyens. Il serait presque impossible de séparer une partie du campus de Rochester des autres, car ils travaillent tous main dans la main. Avoir une partie du groupe en direct sans le reste aurait été criblé de défis et de problèmes de flux de travail. C’était un risque calculé d’amener tout le monde à la fois, sur la base des premières vagues réussies qui ont soulevé les zones en dehors de Rochester. Cela a aidé à faire ces multiples petits efforts et à appliquer ces leçons pour être sûr qu’ils pourraient faire une dernière poussée plus importante.

Q: Certaines informations ont porté sur les employés temporaires quittant le projet de la clinique Mayo, citant des affectations mal gérées. Comment le Groupe HCI attribue-t-il et gère-t-il les entrepreneurs occupant divers rôles dans le système de santé?

JH: Lorsque nous arrivons sur place, la première chose que nous faisons est une évaluation des besoins, et nous faisons de notre mieux pour faire correspondre les compétences de notre personnel de soutien à celles des personnes qu’ils soutiendront. Alors que nous examinons des départements spécifiques pour leurs compétences, nous examinons également leurs antécédents cliniques et la façon dont leurs domaines utilisent le logiciel. Certaines compétences sont universelles et fonctionneront dans plusieurs domaines. Par conséquent, vous pourriez trouver une infirmière d’une région qui soutient des infirmières d’une autre région parce que leur utilisation du système est similaire. Tout cela pour dire que HCI pèse son expérience et son expertise ainsi que les besoins du client lors des affectations de personnel.

Q: Lors de l’évaluation d’une mise en service terminée, quelles mesures utilisez-vous pour évaluer son succès?

JH : La mesure ultime est : Le client a-t-il réussi ? Ont-ils pu utiliser le nouveau système pour prendre soin de leurs patients? La réponse retentissante pour le projet Mayo est: « Oui! »Nous avons d’autres paramètres que nous examinons à l’interne, tels que tout le monde a-t-il pu terminer ses quarts de travail assignés, ont-ils tous commencé à l’heure, notre horaire de transport a-t-il répondu aux exigences du calendrier de travail, combien de « non-présentations » avions-nous et combien de ressources de banc ou de sauvegarde ont été déployées, ainsi que disposions-nous de suffisamment de ressources de sauvegarde pour les non-présentations ou les annulations? Lorsque nous examinons nos données, HCI a bien performé et l’équipe de gestion et de logistique de HCI s’est rapidement adaptée aux changements et a pu fournir un support de qualité supérieure à notre client.

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