Mayo Clinic tira fuori 25k-user Epic go-live: 3 domande con la società di consulenza che li ha aiutati a farlo

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Jessica Kim Cohen – martedì, giugno 12th, 2018stampa / Email

Il 5 maggio, campus principale della Mayo Clinic a Rochester, Minn., completato una delle più grandi implementazioni epiche EHR della nazione fino ad oggi, secondo HCI Group — la società di consulenza IT e soluzioni tecnologiche che ha aiutato Mayo Clinic nel go-live.

“Un tipico go-live è da qualche parte tra 500 a 4.500 utenti finali in una sola volta, e una grande implementazione porterebbe da 5.000 a 10.000 utenti in una sola volta”, Jason Huckabay, executive vice president of operational delivery presso HCI Group, ha detto durante un’intervista con Hospital Review di Becker. “Il Mayo go-live ha portato 25.000 utenti clinici in diretta in una sola volta.”

Per supportare Mayo Clinic, HCI Group ha aiutato il piano del sistema sanitario per il processo go-live e ha fornito al campus più di 1.400 risorse, oltre a supporto di formazione, attivazione e assistenza al centro di comando. L’implementazione Epic fa parte di un progetto pluriennale di modernizzazione tecnologica in Mayo Clinic, che i funzionari stimano ammonterà a billion 1,5 miliardi.

Mayo Clinic ha anche sfruttato il gruppo HCI per supportare le prossime go-life nei campus dell’Arizona e della Florida del sistema sanitario, che sono previsti per l’autunno 2018.

Sig. Huckabay ha parlato con la revisione dell’ospedale di Becker per discutere di come il gruppo HCI ha aiutato il piano della Mayo Clinic per l’implementazione e di come l’azienda misura il successo dopo un go-live.

Nota del redattore: Questa intervista è stata modificata per lunghezza e chiarezza.

Domanda: In che modo Mayo Clinic e HCI Group hanno deciso di implementare l’Epic EHR in un singolo go-live, piuttosto che in un graduale rollout?

Jason Huckabay: Mayo ha preso la decisione di andare a vivere in una singola implementazione da soli. Sarebbe quasi impossibile separare qualsiasi pezzo del campus di Rochester dagli altri, dato che tutti lavorano mano nella mano. Avere parte del gruppo dal vivo senza il resto sarebbe stato pieno di sfide e problemi di flusso di lavoro. E ” stato un rischio calcolato per portare tutti in una sola volta, sulla base delle prime onde di successo che ha portato le aree al di fuori di Rochester. Ha aiutato a fare quei molteplici sforzi più piccoli e applicare quelle lezioni per essere sicuri di poter fare una spinta finale più grande.

Q: Alcune notizie si sono concentrate sui dipendenti temporanei che lasciano il progetto della Mayo Clinic, citando incarichi mal gestiti. In che modo HCI Group assegna e gestisce gli appaltatori in vari ruoli nel sistema sanitario?

JH: Quando arriviamo sul posto, la prima cosa che facciamo è una valutazione dei bisogni, e facciamo del nostro meglio per abbinare le competenze del nostro staff di supporto con quelle delle persone che sosterranno. Mentre guardiamo a reparti specifici per le loro competenze, guardiamo anche il loro background clinico e come le loro aree utilizzano il software. Alcune abilità sono universali e funzioneranno per più aree. Pertanto si potrebbe trovare un infermiere da una zona di supporto infermieri da un’altra area perché il loro uso del sistema è simile. Tutto questo per dire che HCI pesa il loro background e la loro esperienza insieme alle esigenze del cliente quando effettua incarichi di personale.

D: Quando si valuta un go-live completato, quali metriche si utilizzano per valutare il suo successo?

JH: La metrica definitiva è: Il client ha avuto successo? Sono stati in grado di utilizzare il nuovo sistema per prendersi cura dei loro pazienti? La risposta clamorosa per il progetto Mayo è, ‘ Sì!”Abbiamo altre metriche che esaminiamo internamente, come ad esempio tutti sono stati in grado di completare i turni assegnati, hanno iniziato tutti in tempo, il nostro programma di trasporto ha soddisfatto le richieste del programma di lavoro, quanti “no show” abbiamo avuto e quante risorse di panchina o di backup sono state distribuite, insieme a abbiamo avuto abbastanza risorse di backup per eventuali no show o cancellazioni? Quando esaminiamo i nostri dati, HCI ha funzionato bene e il team di gestione e logistica HCI si è adattato rapidamente ai cambiamenti e è stato in grado di fornire un supporto di alta qualità al nostro cliente.

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