Modifica dei valori dei metadati gestiti in SharePoint Online

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Questo post copre una di quelle cose back-to-basics su SharePoint Information Architecture tutti potrebbero beneficiare di conoscere. Questo post è stato seduto nella mia cartella Bozze per oltre 2 anni. Esatto 2 2 anni.

Ho esitato a postarlo in quel momento perché pensavo che fosse troppo semplice, ma poi proprio la scorsa settimana, mi chiedevo perché i miei valori di termine non si stavano aggiornando dopo aver cambiato un termine nel term store I Avevo dimenticato quello che avevo scritto in questo post! Ho deciso di resuscitare il post, eseguire nuovamente il processo e includere l’esperienza della biblioteca moderna per assicurarsi che le informazioni nel post siano aggiornate. Posso solo supporre che ci siano 1 o 2 di voi là fuori che, come me, potrebbero beneficiare di un rapido promemoria di come funziona. ‘m

Sto parlando di ciò che accade dietro le quinte in SharePoint Online quando si modifica il valore di un termine entro un termine impostato dal term store a livello di tenant utilizzato su un gruppo di siti in tutto il tenant.

Incoraggio l’uso del term store a livello di tenant per fornire coerenza tra un tenant per i termini aziendali.

Assicurati che tutti gli amministratori e i collaboratori di Term Group (spesso dell’azienda) comprendano il comportamento che descrivo in questo post in modo che non pensino di aver fatto qualcosa di sbagliato.

Per una spiegazione dettagliata di quando utilizzare una colonna di metadati gestiti associata a un set di termini, fare riferimento al mio post precedente Choice, Lookup o Managed Metadata?

Se hai mai dovuto aggiornare i termini gestiti nell’archivio dei termini a livello di tenant, noterai che i valori dei termini non vengono aggiornati immediatamente nelle raccolte di siti utilizzando il termine. Questo perché c’è un elenco nascosto chiamato TaxonomyHiddenList su ogni raccolta di siti in SharePoint che memorizza nella cache i termini utilizzati in quella raccolta di siti. Il contenuto del sito fa riferimento a questo elenco locale per visualizzare i valori associati agli ID dei termini sottostanti. Come ogni cache richiede, deve essere periodicamente aggiornato per riflettere il contenuto più recente.

L’elenco nascosto può essere trovato su qualsiasi raccolta di siti a questo URL:

/sites/SiteCollectionName/Lists/TaxonomyHiddenList

In SharePoint on-prem c’è un orario (per impostazione predefinita) Tassonomia Update Scheduler timer job che aggiorna le modifiche dei termini su ogni raccolta di siti. Dal momento che si controlla un ambiente on-prem, è possibile eseguire il lavoro più frequentemente, se necessario. Tuttavia, non si ha alcun controllo su quando questo lavoro viene eseguito in SharePoint Online, quindi ero curioso di vedere se un lasso di tempo simile (fino a 1 ora) si applicherebbe anche lì.

Per dimostrare, userò un elenco di termini regionali definiti in un set di termini a livello di tenant chiamato Regioni. Ci sono 4 regioni definite come segue:  TermsBeforeChange

Ho anche aggiunto un elenco di clienti in un sito di SharePoint e li ho assegnati a un numero di regioni utilizzando una colonna di metadati gestiti a più valori come segue:

Elenco clienti

Quando lo faccio, popolerà TaxonomyHiddenList con tutti i valori che ho usato (NON tutti i valori nel set di termini). Questo elenco nascosto rimanda all’archivio dei termini tenant attraverso un set di ID come puoi vedere nell’immagine. La colonna Metadati gestiti farà riferimento a questo elenco tramite un ID e mostrerà il valore del termine presente in questo elenco.

Tassonomia Lista nascosta prima del cambiamento

InternalListBeforeUpdate

Dividiamo la regione Sud in Sud-est e sud-ovest. Questo è un semplice cambiamento nel termine Store-Modifico il termine Sud originale per essere sud-est e aggiungo un nuovo termine per essere sud-ovest.

TermsAfterChange

Se modifico immediatamente un elemento esistente precedentemente associato a South, dovrebbe dire Southeast. Se siete nella classica esperienza, lo fa. Se sei nell’esperienza moderna, probabilmente non è causato da modi diversi in cui le 2 esperienze recuperano i valori del termine:

Classico form di Modifica dopo modifica
Classico form di Modifica
Moderno, modulo di Modifica dopo modifica
Moderna modulo di Modifica

Dal moderno form di modifica, se si seleziona la Regione del tag per modificare il termine Sud , ha aggiornato valore a lungo termine come previsto:

Selezionare termine mostra di corrente

Tuttavia, se guardo la visualizzazione Tutti gli Elementi di un elenco di Clienti nel Classico o Moderno esperienza, si mostra ancora il vecchio valore del Sud:

Vista classica dopo la modificaVista moderna dopo la modifica

Questo perché TaxonomyHiddenList sul sito viene utilizzato nella vista e non è stato ancora aggiornato.

Aspetta

Ho aspettato circa 1 ora nel mio tenant e i valori nella TaxonomyHiddenList sono stati effettivamente aggiornati in modo che anche i nuovi valori venissero visualizzati nella vista. Questo potrebbe essere un fattore del numero di raccolte di siti nel tenant – quello con cui sto testando ha meno di 20. Sarei curioso di sapere se un inquilino con centinaia o migliaia di raccolte di siti avrebbe dovuto aspettare più a lungo – sospetto di sì.

Lista dei clienti dopo un'ora

InternalListAfterUpdate

Nota: ho provato a cercare un cmdlet PowerShell per sincronizzare gli elenchi in SharePoint Online, ma non sono riuscito a trovarne uno. Se ne conosci uno, per favore fatemelo sapere e aggiornerò questo post.

Questo è utile per sapere se stai apportando modifiche ai termini nel term store di SharePoint Online, in particolare se ti trovi in un tenant di grandi dimensioni con migliaia di raccolte di siti ed è un altro esempio di qualcosa su cui non hai controllo in un ambiente online.

L’asporto? Pianificare in anticipo per i cambiamenti di termine!

Grazie per la lettura.

-JCK

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