ändra hanterade metadatavärden i SharePoint Online

author
4 minutes, 54 seconds Read

Lästid: 4 minuter

det här inlägget täcker en av de grundläggande sakerna om SharePoint-informationsarkitektur som alla kan dra nytta av att veta om. Detta inlägg har suttit i min utkast mapp för över 2 år. Det stämmer … 2 år.

jag tvekade att posta det då eftersom jag tyckte att det var för grundläggande, men då bara förra veckan undrade jag varför mina termvärden inte uppdaterades efter att jag ändrade en term i termbutiken… jag hade glömt vad jag hade skrivit om i det här inlägget! Jag bestämde mig för att återuppliva inlägget, springa igenom processen igen och inkludera den moderna biblioteksupplevelsen för att se till att informationen i inlägget är uppdaterad. Jag kan bara anta att det finns 1 eller 2 av er där ute som, som jag, kan dra nytta av en snabb påminnelse om hur detta fungerar.

jag pratar om vad som händer bakom kulisserna i SharePoint Online När du ändrar en terms värde inom en termuppsättning från den terminivå som du har använt på en massa webbplatser över din hyresgäst.

jag uppmuntrar användningen av hyresgästnivå term store för att ge konsistens över en hyresgäst för företagsövergripande villkor.

se till att alla Termgruppsadministratörer och bidragsgivare (ofta från verksamheten) förstår beteendet jag beskriver i det här inlägget så att de inte tror att de har gjort något fel.

för en detaljerad förklaring av när du ska använda en kolumn med hanterade Metadata som är associerad med en Termuppsättning, se mitt tidigare inlägg val, sökning eller hanterade Metadata?

om du någonsin har varit tvungen att uppdatera hanterade termer i termbutiken på hyresgästnivå kommer du att märka att termvärdena inte uppdateras omedelbart i webbplatssamlingar med termen. Det beror på att det finns en dold lista som heter TaxonomyHiddenList på varje webbplatssamling i SharePoint som cachar termerna som används i den webbplatssamlingen. Innehållet på webbplatsen refererar till den här lokala listan för att visa de värden som är associerade med de underliggande term-ID: n. Som varje cache kräver måste den regelbundet uppdateras för att återspegla det senaste innehållet.

den dolda listan kan hittas på en webbplats samling på denna URL:

/sites/SiteCollectionName/listor/TaxonomyHiddenList

i SharePoint on-prem finns en timme (som standard) taxonomi Update Scheduler timer jobb som uppdaterar term förändringar på varje webbplats samling. Eftersom du kontrollerar en on-prem-miljö kan du köra jobbet oftare om det behövs. Du har dock ingen kontroll över när det här jobbet körs i SharePoint Online, så jag var nyfiken på att se om en liknande tidsram (upp till 1 timme) skulle gälla där också.

för att demonstrera använder jag en lista över Regiontermer definierade i en hyresgästnivå termuppsättning som heter regioner. Det finns 4 regioner definierade enligt följande:TermsBeforeChange

jag har också lagt till en lista över kunder på en SharePoint-webbplats och har tilldelat var och en till ett antal regioner med en kolumn med flera värden som hanteras Metadata enligt följande:

kundlista

när jag gör det kommer det att fylla TaxonomyHiddenList med alla värden jag har använt (inte alla värden i Termuppsättningen). Denna dolda lista länkar tillbaka till hyresgästen Term store genom en uppsättning ID som du kan se i bilden. Kolumnen hanterade metadata refererar till den här listan via ett ID och visar termvärdet som finns i den här listan.

taxonomi Dold lista före förändring

InternalListBeforeUpdate

låt oss dela Södra regionen i Sydost och sydväst. Detta är en enkel förändring i termen Store – jag redigerar den ursprungliga Södra termen för att vara sydost och lägger till en ny term för att vara sydväst.

TermsAfterChange

om jag omedelbart redigerar ett befintligt objekt som tidigare var associerat med Söder, borde det säga sydost. Om du är i den klassiska upplevelsen, det gör det. Om du är i Modern erfarenhet, det inte-sannolikt orsakas av olika sätt 2 erfarenheter hämta termen värden:

 klassiskt Redigeringsformulär efter ändring
klassiskt Redigeringsformulär
Modern Redigeringsform efter förändring
Modern Redigeringsform

från den moderna redigeringsformen , om jag väljer Region-taggen för att redigera termen söder, visar det det uppdaterade termvärdet som förväntat:

Välj term den visar nuvarande

men om jag tittar på alla objekt i kundlistan i antingen den klassiska eller moderna upplevelsen, visar den fortfarande det gamla värdet av South:

klassisk vy efter ändringModern vy efter ändring

detta beror på att TaxonomyHiddenList på webbplatsen används i vyn och det har inte uppdaterats ännu.

vänta…

jag väntade ungefär 1 timme i min hyresgäst och värdena i TaxonomyHiddenList uppdaterades verkligen så de nya värdena skulle också visas i vyn. Detta kan vara en faktor för antalet webbplatssamlingar i hyresgästen – den jag testar med har mindre än 20. Jag skulle vara nyfiken på att veta om en hyresgäst med hundratals eller tusentals webbplatssamlingar skulle behöva vänta längre – jag misstänker det.

kundlista efter en timme

InternalListAfterUpdate

jag försökte söka efter en PowerShell-cmdlet för att synkronisera listorna i SharePoint Online, men kunde inte hitta en. Om du känner till en, låt mig veta och jag kommer att uppdatera det här inlägget.

det här är användbart för att veta om du gör ändringar i termer i SharePoint Onlines term store, särskilt om du är i en stor hyresgäst med tusentals webbplatssamlingar och är ett annat exempel på något du inte har någon kontroll över i en online-miljö.

takeaway? Planera framåt för terminsförändringar!

Tack för att du läste.

– JCK

Similar Posts

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.